Mintegy 75%
a korábban kézzel rögzített, később automatikusan betöltött pozíciók aránya
Értékpapír-pozíciók automatikus betöltése
Korábbi szakmai példa a pénzügyi folyamatfejlesztésre: az ismétlődő kézi adatrögzítés automatizálása több kapacitást hagyott az eltérések kivizsgálására.
Ez az anonimizált esettanulmány Tamás korábbi szakmai pályafutásából származó írásos referenciákra és személyes beszámolókra épül. A szervezetet és a referenciaadókat nem nevezi meg.
A kihívás: kézi adatgyűjtés és rögzítés
Az ötfős osztály havonta körülbelül 7 000 értékpapír-pozíciót kezelt. Az alapkezelőktől és más külső forrásokból származó egyenlegek beszerzése kézi megkeresést és adatrögzítést igényelt, amely havonta egy-két hetet vett igénybe. Emiatt kevesebb idő jutott a még el nem számolt társasági eseményekből és egyéb tranzakciókból eredő eltérések kivizsgálására, valamint a szükséges rendszerbeli módosításokra.
Tamás hozzájárulása: a változtatás kezdeményezése
Tamás kezdeményezte az informatikai csapat bevonását egy FTP-alapú betöltési és automatikus egyeztetési folyamat kialakításába. A megoldás a külső szolgáltatóktól strukturált formátumban érkező adatokat meghatározott azonosítók alapján vetette össze a letétkezelő nyilvántartott állományaival.
Az eredmény: több kapacitás a kivizsgálásra
A korábban kézzel rögzített pozíciók mintegy 75%-a ezt követően automatikusan került a rendszerbe. Ez kapacitást szabadított fel a fennmaradó eltérések kivizsgálására.
Hogyan kapcsolta össze az adatokat a folyamat?
Mit jelent a közölt eredmény?
A mintegy 75% a korábban kézzel rögzített, később automatikusan betöltött pozíciók arányát jelenti. Nem a költségek vagy a teljes munkaidő 75%-os csökkenését állítja. Az eltérések kivizsgálására továbbra is szükség volt.
Hasonló folyamatfejlesztési feladata van?
Ha az ismétlődő adatrögzítés vagy a széttagolt munkafolyamatok más feladatoktól veszik el az időt, érdemes a működés és a változtatási igények tisztázásával kezdeni.